Booking Note Là Gì?
Booking Note là thỏa thuận lưu khoang, là chứng từ thể hiện việc chủ truc tiep bong da ngon đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển truc tiep bong da ngon hoá. Thông thường, chủ truc tiep bong da ngon thường thực hiện việc booking qua các forwarder hay công ty logistics. Hoặc cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu, hãng truc tiep bong da ngon không (không nhiều).
Việc thực hiện booking không phải là công việc khó, chủ yếu là bạn phải xác định được hãng tàu nào phù hợp với giá cước hợp lý. Rồi đặt book đủ sớm để có thể thu xếp đóng truc tiep bong da ngon và đưa lên tàu đúng kế hoạch.
Về phía hãng tàu, sau khi khách truc tiep bong da ngon đã chấp nhận giá, họ sẽ tiến hành gửi một “Lệnh cấp rỗng”. Để khách truc tiep bong da ngon bố trí kéo vỏ container rỗng đi đóng truc tiep bong da ngon và thực hiện các thủ tục cần thiết để thông quan truc tiep bong da ngon hóa xuất khẩu.
Phân Biệt Booking Note Và Booking Confirmation
- Việc xác nhận Booking note của shipper (hãng tàu) theo kế hoạch đặt chỗ với chủ truc tiep bong da ngon chính là Booking Confirmation.
- Mỗi hãng vận chuyển có một mẫu Booking Confirmation khác nhau. Nhưng bạn phải tuân theo quy tắc là lặp lại các thông tin sau trong Booking note bao gồm:
- Tên của hãng tàu, tên tàu, số chuyến vận chuyển, ký hiệu, ETD, giờ cát máng…
- Số lượng truc tiep bong da ngon hóa trên tàu, trọng lượng xếp truc tiep bong da ngon, số lượng container rỗng đã đóng gói, thời gian DET/ DEM, số điện thoại liên lạc …
Một số thông tin trên Booking Note
- Số booking (Booking no,)
- Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
- Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)
- Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng truc tiep bong da ngon dự kiến, thông tin loại truc tiep bong da ngon hóa
- Tên cảng xếp, cảng dỡ truc tiep bong da ngon, cảng chuyển tải (nếu có)
- Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container truc tiep bong da ngon (với truc tiep bong da ngon FCL),
- Địa điểm kho đóng truc tiep bong da ngon, và thời hạn đóng truc tiep bong da ngon (với truc tiep bong da ngon LCL)
- Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
- Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển
Giải thích một vài thuật ngữ trên Booking Note
Giờ cắt máng
Hay còn gọi là closing time. Đây là thời điểm cuối cùng truc tiep bong da ngon hóa phải được bàn giao cho cảng để cảng xếp truc tiep bong da ngon lên tàu. Khi hết thời hạn trên, bạn sẽ phải đi chuyến sau hay còn được gọi là rớt tàu. Tuy nhiên, có một số ngoại lệ đó là bởi vì thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu nên các FWD có thể yêu cầu hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút so với closing time.
VGM cut-off time
Bắt nguồn từ Công ước SOLAS, truc tiep bong da ngon hóa phải được xác nhận về số lượng bằng một tài liệu gọi là chứng từ VGM trước khi chúng có thể được xếp lên tàu. Do đó, truc tiep bong da ngon hóa được xếp phải xuất trình phiếu VGM này trước một thời gian nhất định, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time)
Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển)
Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI. Hãng tàu sẽ yêu cầu shipper cung cấp SI để từ đó làm BL. Nếu SI được cấp muộn, người gửi truc tiep bong da ngon có thể bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt truc tiep bong da ngon do hãng tàu không thể cấp vận đơn.
Cách đọc Booking Note
Nếu có Booking note trên tay bạn nên kiểm tra kỹ các thông tin sau:
- Bên phát hành booking (Carrier)
- Số phiếu booking (Booking no)
- Tên tàu, số chuyến vận chuyển(vessel, voy no)
- Port of Receipt (POR): Cảng nhận truc tiep bong da ngon
- Port of Loading (POD): Cảng bốc dỡ truc tiep bong da ngon
- Closing time, Shipping Instruction cut-off time, VGM cut-off time
- Ngày ETD (thời gian dự kiến tàu xuất phát)/ETA (thời gian dự kiến tàu đến nơi).
- Thông tin cảng bốc truc tiep bong da ngon (Port of Loading)
- Transship Port – Cảng chuyển tải (nếu có)
- Port Of Discharge (Cảng dỡ truc tiep bong da ngon)
- Final Destination (Cảng giao truc tiep bong da ngon cuối cùng)
- COC/SOC
- Shipper (Người gửi truc tiep bong da ngon)
- Service Type/Mode – Phương thức giao nhận truc tiep bong da ngon hóa (đối với truc tiep bong da ngon nguyên FCL) Hay Stuffing Place (Nơi đóng truc tiep bong da ngon) đối với truc tiep bong da ngon lẻ LCL
- Commodity – Tên truc tiep bong da ngon hóa
- Qty/Type – Thông tin về container (Số container, loại container)
- Thông tin liên hệ với người làm booking của truc tiep bong da ngon tàu.
- Payment Term: Phương thức thanh toán cước (trả trước hoặc trả sau)
- Partial Load – Bốc truc tiep bong da ngon từng phần
Quy trình lấy Booking Note
- Bước 1: Sau khi chốt lịch trình, người gửi truc tiep bong da ngon hoặc công ty vận chuyển sẽ cung cấp các thông tin của lô truc tiep bong da ngon như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày khởi hành dự kiến, yêu cầu địa điểm cấp container rỗng – hạ cont, free time cảng đi cảng đến để gửi yêu cầu lấy booking
- Bước 2:Hãng tàu xác nhận kiểm tra địa điểm và gửi Booking Confirmation cho chủ truc tiep bong da ngon hoặc FWD.
- Bước 3: Chỉ cần lấy cont rỗng về đóng truc tiep bong da ngon sau khi chủ truc tiep bong da ngon và hãng tàu đã nhất trí.
Các lưu ý khi lấy Booking
Một số lưu ý khi lấy Booking note mà bạn cần quan tâm, cụ thể:
- Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn rằng truc tiep bong da ngon hóa mình chuẩn bị đã đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng truc tiep bong da ngon và kéo đi.
- Cần chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho truc tiep bong da ngon lên tàu sớm nhất có thể.
- Để có thể chủ động hơn trong việc book tàu bạn cần tìm một forwarder để thực hiện công việc Booking note, bởi họ là những người thông thạo trong việc này vì thế sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.
- Tìm kiếm những đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
